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亚游官网网站公文处理工作实施细则

 作者: 管理员  发布部门: 本站  发布时间: 2014-04-17  点击数: 


 第一章 总则

第一条  为进一步规范学校公文处理工作,根据中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号),结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于我校党政各部门的公文处理工作。

第三条  学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等依法管理和进行公务活动的重要工具。

第四条  公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  学校各级负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第七条  校办公室是我校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作,并负责指导系部、处室和附属机构的公文处理、督促检查工作。

第八条  校办公室配备专门人员,系部、处室指定专人,负责本部门公文处理工作。相关人员应具有较高政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守。

第二章 公文种类

第九条  适用于学校党政机关公文种类主要有:

(一)决定

适用于对学校重要事项或重大行动作出决策部署,奖惩有关部门和人员,变更或撤销下级机构不适当的决定。

(二)决议

适用于对学校特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(三)命令(令)

适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

(四)通告

适用于公布学校各方面应当遵守或周知的事项。

(五)通知

适用于传达上级机关的指示,转发上级机关或不相隶属机关的公文,传达要求下级机构办理和需要有关部门周知或者执行的事项,批转、转发公文,发布干部人事任免事项等。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

(八)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复下级机构的请示事项。

(十)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一)函

适用于与不相隶属机关、其他单位或个人之间商洽工作,询问、请求批准和答复审批事项、告知事项等。

(十二)决议

适用于经学校会议讨论通过的重要决策事项。

(十三)纪要

适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第十条  学校公文的主要形式:

(一)发文机关标志为“中共亚游官网网站委员会文件”、代字为“校党”的公文,主要适用于学校党委传达贯彻上级党组织及其有关部门的方针、政策、指示,向上级机关书面请示重要事项;部署学校全局性工作,发布党委重要决定、决议、制度,布置党内工作,发布学校干部任免事项等。

(二)发文机关标志为“亚游官网网站文件”、代字为“校政”的公文,主要适用于学校行政传达贯彻上级政府及其有关部门的方针、政策、指示,向上级机关书面请示重要事项;发布行政重要决定、决议、制度,布置学校重要工作等。

(三)发文机关标志为“中共亚游官网网站委员会文件”或“亚游官网网站文件”、代字为“校X”的公文,主要适用于学校党政向上级机关报告、请示某一方面具体工作,对学校内各有关部门就某方面工作进行安排、通知、批复请示事项等。

(四)发文机关标志为“亚游官网网站”、代字为“校函”的公文,适用于学校与不相隶属机关、其他单位或个人之间商洽工作,询问、请求批准和答复审批事项、告知事项等。

(五)发文机关标志为“中共亚游官网网站()文件”或“亚游官网网站()文件”、代字为“X”的公文,主要适用于校内各部门传达贯彻学校有关政策、规定、指示,部署和总结部门工作,通知或布置部门职责范围内一般性工作等。此类公文除学校办公室外,不得对外发送。

(六)发文机关标志为“中共亚游官网网站纪律检查委员会文件”、“亚游官网网站工会文件”、“共青团亚游官网网站委员会文件”依据其各自职责范围行文。

以上可行文部门及发文字号见附件。

(七)发文机关标志为“亚游官网网站纪要”的公文,分别用于记载、传达学校各类会议决定事项和主要精神。

第三章 公文格式

第十一条  公文版式按照《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 97042012)执行。

第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4(210mm×297mm);版心尺寸为156mm×225mm,即公文用纸上白边37mm、下白边35mm,左白边28mm、右白边26mm。公文排版中,每面22行、每行28个字,并撑满版心。特殊形式的公文用纸幅面、版心可根据实际需要确定。

第十三条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。

第十四条  公文标题使用2号小标宋体字,正文使用3号仿宋体字,版记要素使用4号仿宋体字。公文首页必须显示正文,应采用双面印刷。

第十五条  如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列、顶格编排在版心左上角。如需标注份号,用63号阿拉伯数字;如需标识密级和保密期限,用3号黑体字标注密级,保密期限中数字用阿拉伯数字标注,之间用“★”隔开;如需标注紧急程度,用3号黑体字。

第十六条  发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用红色小标宋体字。

第十七条  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标志下空2行,用3号仿宋体字,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份要用四位年代号,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字,在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时,应使用主办机关的发文字号。

第十八条  除函件外,公文一般需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第十九条  发文字号下4mm处居中印一条高度为0.350.5mm、与版心等宽的红色分隔线。函件为发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

第二十条  文件标题编排于红色分隔线下空2行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

第二十一条  公文如有附件,应当标识附件说明,在正文下空l行、左空2字用3号仿字体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。

第二十二条  单一机关行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章顶端应上居正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,要将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应,端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上居正文(或附件说明)一行之内。

第二十三条  成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位。

第二十四条  附注是公文印发传达范围等需要说明的事项,不是对正文内容的解释。“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。如有附注,紧接成文日期下1行居左空2字、在文字外加圆括号标注,回行时顶格。

第二十五条  附件应当另面编排,并在版记之前,一般应与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件不能与正文一起装订,应当在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

第二十六条  版记置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

第二十七条  抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应按照一定顺序排列。首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关。

第二十八条  页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线。单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第四章 行文规则

第二十九条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第三十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。有隶属关系的部门相互行文,应当遵循逐级行文的原则;不相隶属部门相互行文,应当遵循级别对等的原则。

第三十一条  向下级部门的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。

第三十二条  部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,校办公室可责令纠正或撤销。

第三十三条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

第五章  发文办理

第三十四条  发文办理指以学校和各职能部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。

第三十五条  草拟。公文文稿根据相应职能由各主办部门草拟。草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律法规,符合学校的职责权限。

(二)情况确实,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(三)文种正确、格式规范。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。第一层次用黑体字,第二层次用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。单位代号应当使用汉字。

第三十六条  拟制公文,对涉及其他部门职责范围的事项,主办部门应主动与相关部门协商,取得一致意见并经相关部门会签后方可行文。经协商确实达不成一致意见,主办部门要认真研究、协商,力求达成一致。

第三十七条  公文会签程序为:

(一)校级行文需要会签的公文,经主办部门负责人审核后,先送有关部门会签、校办公室核稿后,再报校领导签发。

(二)部门行文需要会签的公文,经本部门领导审核后,送有关部门会签。

第三十八条  公文签发前,应当进行审核、复核。部门公文由部门自行审核。校级公文实行二级审核负责制:

(一)初核:由主办处室负责人进行审核。

(二)校办审核:审核重点是对公文行文方式是否妥当,是否符合行文规则和公文拟制要求,公文格式是否符合有关规定等。

第三十九条  公文签发。发文标志为“中共亚游官网网站委员会文件”、“亚游官网网站文件”的上行文应在分管负责同志会签的基础上,经学校党政主要负责同志签发。其它文件可由学校党政主要负责同志或分管负责同志签发。部门公文(发文标志为学校各职能部门)由该部门主要负责同志签发。

第四十条  草拟、修改和签批公文,字迹应当清晰、工整,文稿首页填写《亚游官网网站发文稿纸》。公文拟稿纸一律使用A4纸张,签批公文需使用钢笔(黑色、蓝黑色钢笔或水笔)。

第四十一条  登记。经复核后的文稿,发文部门应及时登记、编号,按照发送范围确定印制数量,再造单送印。学校公文由校办公室登记,部门公文由发文部门登记,同时按规定存档。

第四十二条  缮印。登记后的文稿,由发文部门缮印。缮印要讲求时效,急件、特急件应及时承印。公文承印一般应在两个工作日内完成。缮印必须保证质量,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方。

第四十三条  用印。用印前,要检查签发人与使用的印章权限是否相符、发文机关标志与印章名称是否一致。

第四十四条  分发。缮印好的公文,由发文部门统一分发或邮寄。

第六章 收文办理

第四十五条  收文办理指学校收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第四十六条  各种形式传递来的外来公文一律由校办公室签收、启封。

第四十七条  办理外来公文时,要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发部门、缓急程度、密级、主送单位、抄送单位等,并逐项登记清楚。

第四十八条  对于上级来文校办公室主任应及时提出拟办意见,需要两个以上部门办理的公文明确主办部门和协办部门。紧急公文应当明确办理时限。

第四十九条  审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其它审批人签字表示“同意”。

第五十条  承办部门收到承办的公文后,应当及时处理。对于不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的应当迅速退回校办公室,并说明理由。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的,应及时向来文单位讲明原因并取得同意。对于两个以上部门同时办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。

第五十一条  未经文件制发机关同意或授权,不得自行扩大文件阅读范围。

第五十二条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文,校办公室和承办部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第五十三条  公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定,对应当归档的材料,必须按照规定,定期向学校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第五十四条  上级机关的公文和我校党政公文由校办公室按上级有关规定负责归档。

第五十五条  公文归档,应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值分类整理,要保证归档文件的齐全、完整,能正确反映本机关的主要职能,便于保管和利用。

第五十六条  联合办理的公文,原件由主办机关整理归档,其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

第五十七条  归档范围的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学校档案部门移交。

第五十八条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张,必须符合长久保存的质量要求。

第八章 公文管理

第五十九条  个人出差、开会带回的公文,应及时交校办公室。

第六十条  因工作需要须翻印公文时,除绝密和注明不准翻印的之外,经校办公室主任批准后,方可翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。

第六十一条  翻印及复印的公文,视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第六十二条  不具备归档和存查价值及存档后多余的公文,经过鉴别并经校办公室主任批准,统一由办公室销毁。

第六十三条  涉密公文管理按《保密法》及有关规定执行。

第六十四条  工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。

第九章附则

第六十五条  学校电子文件参照本办法执行。

第六十六条  学校各附属机构公文处理须根据本办法制定相关细则执行。

第六十七条  本办法由校办公室负责解释。

第六十八条  本办法自201361日起施行。20071221日学校发布的《关于印发<学校公文处理工作实施细则>的通知》(中医药校字〔2007174号)、2009123日校办公室发布的《关于调整学校部分发文字号的通知》(办〔20095号)同时废止。